De organizadores a psicólogos: La transformación de los actores en la industria de reuniones
Por: Eduardo Chaillo, CMP, CMM, CITE, CASE
La industria de reuniones ha atravesado una transformación profunda, donde los roles tradicionales han evolucionado en respuesta a las demandas de un mercado que prioriza la personalización, la autenticidad y la conexión humana. Hoy, cada actor de la industria se enfrenta al reto de reinventarse, dejando atrás sus funciones convencionales y asumiendo una posición más sofisticada, donde la tecnología y la psicología convergen para satisfacer las expectativas de un asistente cada vez más autónomo y consciente de su experiencia.
Los organizadores de eventos, quienes antes se enfocaban solamente en la logística y el cumplimiento de agendas, ahora actúan casi como terapeutas del comportamiento, utilizando perfiles de “personas” que representan diferentes tipos de asistentes y que les permiten anticipar los deseos y necesidades de cada uno. Esto les permite diseñar espacios y momentos que fomenten conexiones significativas y auténticas.
Por ejemplo, en lugar de centrarse únicamente en la disposición de mesas o en los horarios, hoy buscan entender cómo cada persona podría preferir interactuar, asegurándose de que cada momento del evento resuene con las expectativas y motivaciones individuales de los participantes, dándole voz a cada uno según su perfil psicográfico. La planificación de eventos se convierte, entonces, en un ejercicio de empatía y previsión, donde se privilegia la conexión genuina sobre los aspectos técnicos.
De la misma manera, los DMCs (Destination Management Companies), quienes solían limitarse a coordinar transportes y actividades, han asumido el rol de arquitectos de experiencias. Ya no se trata solo de organizar itinerarios; ahora, diseñan encuentros que capturan la esencia del destino y se ajustan a las expectativas de cada asistente. La ruta elegida para una actividad no solo responde a cuestiones de logística, sino a la intención de hacer sentir al participante como un ganador e invitado de honor, facilitando el descubrimiento auténtico del destino. Así, una visita programada a un sitio emblemático se convierte en una oportunidad para la interacción con la comunidad local, generando un impacto profundo que perdura mucho después de terminado el evento.
Los promotores hoteleros también han evolucionado, pasando de ser intermediarios de ventas a convertirse en anfitriones genuinos del destino. Hoy, su misión va más allá de simplemente coordinar reservas de habitaciones. Su labor es crear un ambiente que refleje la cultura y el espíritu del lugar, brindando a cada asistente la sensación de sentirse en su casa. Desde personalizar la decoración hasta diseñar recepciones que introduzcan a los visitantes en la cultura local, el promotor hotelero de hoy cuida cada detalle para que la estadía del participante sea tan significativa como el evento mismo.
Por su parte, los operadores de recintos han reconfigurado sus espacios, adaptándolos a las necesidades de una audiencia que demanda ambientes flexibles y creativos. Estos espacios ya no son solo áreas de conferencia; se han convertido en entornos dinámicos y multifuncionales que pueden transformarse en un centro de bienestar, un hub de networking o un foro de innovación según las necesidades del momento. Cada rincón del recinto está pensado para, además de ser centro de consumo, fomentar la inspiración y la colaboración, y los asistentes encuentran en estos espacios un lugar que no solo les permite participar, sino desconectar, revitalizarse y encontrar momentos de calma en medio de la intensidad de las jornadas.
Esta evolución responde a una tendencia más amplia de humanización en la industria, donde los asistentes ya no son vistos como una masa homogénea, sino como individuos con intereses, emociones y necesidades únicas. La integración tecnológica permite, además, que cada participante diseñe su propia experiencia, eligiendo qué sesiones atender, con quién conectar y cómo interactuar con el contenido. La tecnología facilita una experiencia personalizada y permite que cada asistente tenga el control de su propio recorrido, potenciando la satisfacción y el valor obtenido de su participación.
La transformación de los actores de la industria de reuniones refleja un cambio de paradigma donde se construyen puentes de conexión, inspiración y aprendizaje. En esta nueva era, la industria ya no se limita a organizar eventos, sino que genera experiencias que impactan y transforman. Cada organizador, DMC, promotor hotelero y operador de recinto es ahora un facilitador de experiencias que, más allá de lo logístico, busca entender, inspirar y conectar a quienes participan. En conjunto, han redefinido el significado de “reunirse” en un mundo que valora la personalización, la empatía y el impacto duradero.
